函件格式范文

函件格式范文

-

第1页共3页

公文函的格式范文

函，即信；公函即公务信件。它是上下级和平行机关或不相

隶属机关之间在商洽和联系工作、询问和答复问题时所使用的文

体。函的特点是不受公文规定的严格限制，如不用正式文件头，

也可不编文件号，有时还可不拟标题，因此用起来极为简便。

公函大体有以下几种用法：

1、下级机关向上级机关询问一般事宜，或上级机关答复或催

办下级机关有关事宜。

2、平行机关或不相隶属机关之间商洽有关事宜，

3、用函来通知一般事项。如通知开一般性的会议、要求下级

机关报送某项材料或统计某些数字等时，也常用公函。

4、向上级机关请示较小事宜也常用函。

函件采用书写、复印、打印、传真等传递方式均可。

函的结构、内容和写法

由于函的类别较多，从制作格式到内容表述均有一定灵活机

动性。主要介绍规范性公函的结构、内容和写法。

公函由首部、正文和尾部三部分组成。其各部分的格式、内

容和写法要求如下：

（一）首部。主要包括标题、主送机关两个项目内容。

1、标题。公函的标题一般有两种形式。一种是由发文机关名

称、事由和文种构成。另一种是由事由和文种构成。

第2页共3页

2、主送机关。即受文并办理来函事项的机关单位，于文首顶

格写明全称或者规范化简称，其后用冒号。

（二）正文。其结构一般由开头、主体、结尾、结语等部分

组成。

1、开头。主要说明发函的缘由。一般要求概括交代发函的目

的、根据、原因等内容，然后用“现将有关问题说明如下：”或

“现将有关事项函复如下：”等过渡语转入下文。复函的缘由部

分，一般首先引叙来文的标题、发文字号，然后再交代根据，以

说明发文的缘由。

2、主体。这是函的核心内容部分，主要说明致函事项。函的

事项部分内容单一，一函一事，行文要直陈其事。无论是商洽工

作，询问和答复问题，还是向有关主管部门请求批准事项等，都

要用简洁得体的语言把需要告诉对方的问题、意见叙写清楚。如

果属于复函，还要注意答复事项的针对性和明确性。

（三）结尾。一般用礼貌性语言向对方提出希望。或请对方

协助解决某一问题，或请对方及时复函，或请对方提出意见或请

主管部门批准等。

（四）结语。通常应根据函询、函告、函商或函复的事项，

选择运用不同的结束语。如“特此函询（商）”、“请即复

函”、“特此函告”、“特此函复”等。有的函也可以不用结束

语，如属便函，可以像普通信件一样，使用“此致”、“敬

礼”。

第3页共3页

（五）结尾落款。一般包括署名和成文时间两项内容。

署名机关单位名称，写明成文时间年、月、日；并加盖公

章。

撰写函件应注意的问题

函的写作，首先要注意行文简洁明确，用语把握分寸。无论

是平行机关或者是不相隶属的行文，都要注意语气平和有礼，不

要倚势压人或强人所难，也不必逢迎恭维、曲意客套。至于复

函，则要注意行文的针对性，答复的明确性。

其次，函也有时效性的问题，特别是复函更应该迅速、及

时。像对待其他公文一样，及时处理函件，以保证公务等活动的

正常进行。

中国科学院××研究所关于建立全面协作关系的函

××大学：

近年来，我所与你校双方在一些科学研究项目上互相支持，

取得了一定的成绩，建立了良好的协作基础。为了巩固成果，建

议我们双方今后能进一步在学术思想、科学研究、人员培训、仪

器设备等方面建立全面的交流协作关系，特提出如下意见：