采购质量
对比剂-那一抹中国红
2023年2月20日发(作者：阳光餐厅)如何加强采购质量管理
如何加强采购质量管理
一、采购管理与采购质量管理
采购管理是计划下达、采购单生成、采购单执行、到货接收、检
验入库、采购发票的收集到采购结算的采购活动的全过程，对采购
过程中物流运动的各个环节状态进行严密的跟踪、监督，实现对企
业采购活动执行过程的科学管理。采购质量管理即是采购管理工作
的一部分，同时又始终贯穿于采购管理工作中的每一个环节，采购
质量管理的好与坏取决于采购管理工作是否到位。
二、加强采购质量管理的几项措施
(一)加强计划管理
计划管理是采购管理工作的基础，采购订单的下达是基于使用单
位申报的采购计划为基础的，计划提报的准确性直接影响到采买的
物资是不是符合实际需求。在实际工作中，使用单位的计划员往往
由于责任心不强、专业技术水平低等多种原因，提报的计划中物资
名称、规格型号、计量单位、材质、执行标准等物料信息随意性强、
描述不准确，采购员接到计划后往往由于计划种类繁多，做不到逐
一核对每一条需求计划，同时为了保证下订单的及时性，对计划的
审核也不是很严格，这样就会造成采买物资与实际需求有出入。举
个例子：使用单位提报塑料托盘计划，规格型号为
1400×1200×150mm，数量150个。供货单位按此规格型号供了150
个单面托盘，两向进叉，送到使用单位后，反馈回来的信息是所送
托盘不符合使用要求，它们需要的是双面的、四向进叉的。这种现
象的发生就是由于提报计划参数不全造成的，虽然最终问题经过双
方沟通和协商最终解决了，不管是退换货也好，还是重新订货也好，
都造成了供货周期的延长，进而影响了生产需要。类似的问题如果
在计划提报环节就能发现其中的错误，也就不会出现后续供货的错
误了。
(二)加强供应商管理
企业采购最怕的就是选错供应商。因此，采购管理的工作原则之
一即是慎选合适恰当的供应商。供应商管理工作也是采购管理最关
键的一部分，采购对于供应商来说就是他们的订单。随着对前期大
量订单的经验总结和汇总以及管理技能的提高，采购人员意识到供
应商管理的重要性;采购工作的好坏从根本上说取决于供应商所提供
的产品质量、价格、性能等。不管是采用什么样的采购方式，选择
供应商将成为采购部门实施采购计划的首要工作，良好的供应商可
以保证供应物料的'顺畅、物料质量的稳定、交货期和交货数量等。
要选择好的供应商，首先要做的工作就是供应市场情报的搜集，供
应市场情报是采购人员的眼睛，也是供应商管理的基础，其内容包
括掌握供应市场的情况并加以调查研究，分析整个产业链等。采购
人员在掌握大量市场情报的情况下，可以不断优化供应商的“库
存”。供应市场瞬息万变，国家间的政治协定，政府体制结构与政
治环境、税收政策与税率等均可能对国内和国际贸易形成限制因素，
甚至导致部分供应商破产，被收购或退出市场，进而对供应市场的
价格水平和供应的持续性形成冲击。采购员必须充分了解和分析原
料供应商行业特点，如供应商的生产工艺、所用原料及行情、供应
商的竞争结构等。通过对供应商市场行情的调查和了解，寻找可靠
的供应商，将供应商市场调查情况按其产品分类和经营性质加以分
门别类整理，建立供应商档案。通过对供应商的产品质量、管理情
况、服务质量、财务状况等项目进行综合评审打分，确定最终的合
格供应商名录。有了合格供应商名录，采购员在选择供应商时就多
了一份可靠的保证。需要注意的是，这个合格供应商名录不是长期
有效和一劳永逸的，为了保证合格供应商名录的长期有效性和可靠
性，我们还需要建立完整的供应商考核机制，对供应商定期考核，
可以是一年或是根据生产企业的实际情况机动合理的确定考核时间，
根据考核结果不断完善合格名录，区分优劣，随时将不合格的供应
商从合格名录里剔除。
(三)加强采购过程的管理
这里所说的采购过程概念是比较狭义的，是基于采购前期计划已
申报和合格供应商名录已确定的前提下，具体采购的实施过程。包
括采购方式的选择和选定采购方式后具体实施过程中的管理工作。
选择什么样的采购方式对产品的交货期、交货质量有着十分重要的
影响。一般采购方式有招标采购、竞争性谈判采购、单一来源采购
和询比价采购。招标采购除了国家硬性规定的必须要招标采购的物
资外，一般关键设备和材料，甲方对产品的技术性能不能完全掌握
的，金额价值较大的物资一般采用招标方式采购。招标采购时，将
需方产品的详细信息经招标公司通过网络等公众传播渠道发布，可
以有效的获取广泛的供应商的信息，扩大业主可选择的范围。无论
是自主招标还是委托招标，业主在招标之前都要制定详细的招标文
件和评标办法，其内容要根据具体要招标的货物相关要求来制定，
区分设备和材料的侧重点不同，招标过程严格按照国家相关规定执
行。竞争性谈判采购主要是招标采购时投标厂家不足3家的、对需
求产品技术要求较高而现有合格供应商名录里符合要求的厂家又少
于3家等情况而采用的采购方式，采购程序上与招标采购相似，其
相比较招标采购形式更加灵活、采购程序简化易于操作，效率相对
较高。既然程序与招标采购相似，具体执行过程中也必须按照招标
采购的相关规定和要求来执行。询比价采购是采购活动中常用的采
购方式，即至少向3家供应商发出询价，通过价格必选，确定最低
价的供货商为中标厂家。询比价采购时，询价文件也必须是向合格
供应商名录里的供货商发出，这样可以保证报价的供应商水平在同
一起跑线上，同时从源头上可以有效的控制产品的质量。询比价采
购的弊端是，以低价确定最终供货商，难免会出现供应商为了中选，
存在以低于成本的价格供货，或是以次充好，低价低质，如何保证
采买到低价优质的产品成为询比价采购最为棘手的问题。比价采购，
并不是价格越低越好，在保证质量的前提下，确定合理的价格，即
适价采购。在实际工作中，采购员可根据具体的需求计划，物资类
别、价值大小及其他因素综合考虑选用合适的采购方式。
(四)加强采购员业务知识培训
采购员是采购工作的具体执行者，采购员业务知识的欠缺，直接
影响采购进度、采购效率、采购质量等。很多企业都不重视采购员
的业务培训，他们认为采购能力的培养主要是通过经验积累起来的，
这种理解是很狭隘的。现在的时代是个知识更新及其迅速的年代，
采购员单凭经验的积累远远满足不了采购工作的需要。一名优秀的
采购员，必须具备多方面的素质，包括较强的学习能力、沟通协调
能力和市场分析能力，敏锐的洞察力、扎实的专业知识等等。
(五)建立健全物资采购管理制度
健全的物资采购管理制度是采购工作良好运行的强有力的保障，
俗话说“没有规矩不成方圆”，采购工作本身所具有的特殊性决定
了制定完整详细的采购管理规章制度的必要性。从计划的编制申报、
供应商的管理、采购过程的规范，到合同签订以及到货验收入库的
方方面面，每一个环节都要制定详细完整的管理制度，规范采购行
为，提高采购质量和效率。