会议接待流程
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2023年2月19日发(作者：米字格练字本)展会会务接待的具体流程及礼仪
⼀、流程⼀：筹备⼯作
1、确定接待规格
会议规模是由主持单位领导决定。⼀般来说，企业内部的⼀般⼯作性会议讲究效率，可以不拘形式。对于上级单位主持
的会议，因为邀请各企业的代表参加，所以接待⼯作要求⽐较规范。通常是由企业的⼀位主要领导直接抓会议准备⼯
作，成⽴⼀个会务组，专门研究布置会议接待接待的有关⼯作。
2、发放会议通知
会议通知必须写明召集⼈的姓名或组织、单位名称，会议的时间、地点、会议主题以及会议参加者、会务费、应带的材
料、联系⽅式等内容。通知后⾯要注意附回执，这样可以确定受邀请的⼈是否参加会议，准备参加会议的是否有其他要
求等。
会议通知⼀般在会议前15⾄30天之内寄出，这样可以使对⽅有充⾜的时间把会议回执寄回来。
3、会场的选择
选择会场，要根据参加会议的⼈数和会议的内容来综合考虑。最好是达到⼀下标准：
第⼀：⼤⼩要适中。会场太⼤，⼈数太少，空下的座位太多，松松散散，给与会者⼀种不景⽓的感觉。会场太⼩，⼈数
过多，挤在⼀起，像乡下⼈赶集，不仅显得⼩⽓，⽽且也根本⽆法把会开好。
第⼆：地点要合理。历史召集的会议，⼀两个⼩时就散的，可以把会场定在与会⼈员较集中的地⽅。超过⼀天的会议，
应尽量把地点定的离与会者住所较近⼀些，免得与会者来回奔波。
第三：附属设施要齐全。会务⼈员⼀定要对会场的照明、通风、卫⽣、服务、电话、扩⾳、录⾳等进⾏检查，不能够因
为“上次会议是从这⾥开的，没出什么问题，”就草率地认为“这回也会同样顺利”。否则，可能会造成损失。
第四：要有停车场。现代社会召集会议，“⼀双草鞋⼀把伞”赶来开会的⼈已经不多了。轿车、摩托车都要有停放处，会
才能开得成。
4.会场的布置
会场的布置包括会场四周的装饰和坐席的配置。
⼀般⼤型的会议，根据会议内容，在场内悬挂横幅。门⼝张贴欢迎和庆祝标语。可在会场内摆放适当的轻松盆景、盆花;
为使会场更加庄严，主席台上可悬挂国旗、党旗或悬挂国徽、会徽。桌⾯上如需摆放茶杯、饮料，应擦洗⼲净，摆放美
观、统⼀。
5、会议资料的准备
现代化的会议离不开各种辅助器材，在召开会议之前，就应该把各种辅助器材准备妥当。这些资料包括桌椅、名牌、茶
⽔、签到簿、名册、会议议程、⿊板、⽩板、笔等。
6、接待⼈员提前⼊场
接待⼈员应该在与会者到来之前提前进⼊各⾃的岗位、并进⼊⼯作状态。⼀般的接待⼯作分签到、引座、接待三个岗
位。
①签到。设⼀张签字台，配上1-2名⼯作⼈员，如果是要求接待档次⽐较⾼，可以派礼仪⼩姐承担。签字台北有⽑笔、
钢笔和签到本。向客⼈递钢笔时，应脱下笔套，笔尖对⾃⼰，将笔双⼿递上。如果是⽑笔，则应蘸好墨汁后再递上。签
到本应精致些，以便保存。如需要发放资料，应礼貌地双⼿递上。接待⼈员应经常向会议组织者汇报到会⼈数。
②引座。签到后。会议接待⼈员应有礼貌地将与会者引⼊会场就座。对重要领导应先引⼊休息室，由企业领导亲⾃作
陪，会议开始前⼏分钟再到主席台就座。
③接待。与会者坐下后，接待⼈员应递茶，或递上⽑⼱、⽔果，热情向与会者解答各种问题，满⾜各种要求，提供尽可
能周到的服务。
⼆、流程⼆：会议接待
1、陪车引导
客⼈抵达后，乘坐轿车时，通常有两种情况：当有专职司机开车时，⼩轿车1号座位在司机的右后边，2号座位在司机的
正后边，3号座位在司机的旁边(如果后排乘坐三⼈，则3号座位在后排的中间)。
如果是主⼈⾃⼰开车，则要请主宾坐到主⼈的右侧，即前排右侧的位置，也就是副驾驶的位置。
中轿主座在司机后边的第⼀排，1号座位在临窗的位置。
乘坐中⼤型⾯包车时，则前座⾼于后座，右座⾼于左座;距离前门越近，座次越⾼。
当宾主双⽅并排⾏进时，引领者⾛在外侧，让来宾⾛在内侧。单⾏⾏进时，引导者应⾛在前，来宾⾛在其后，起到带路
的作⽤。
2、陪同客⼈⾏进的位次
⾸先要把墙让给客⼈，让客⼈在右边；陪同引导的标准位置是在客⼈的左侧前⽅1⽶到1.5⽶左右。如果客⼈认路，客⼈
应⾛在前⽅。
3、上下楼梯时
⼀般情况下，⼥⼠先⾏，但是当⼥⼠穿短裙时则男⼠要⾛在前边。
4、国际展会时
国际惯例，排列顺序时按照拉丁字母排序，联合国开会则是每次抽⼀个字母排在前⾯。
三、接待礼仪⼀：常规服务
1、例⾏服务
会议举⾏期间，⼀般应安排专⼈在会场内外负责迎送、引导、陪同与会⼈员。对与会的贵宾以及⽼、弱、病、残、孕
者，少数民族⼈⼠、宗教界⼈⼠、港澳台同胞、海外华⼈和外国⼈，往往还须进⾏重点照顾。对于与会者的正当要求，
应有求必应。
2、餐饮安排
举⾏较长时间的会议，⼀般会为与会者安排会间的⼯作餐。与此同时，还应为与会者提供卫⽣可⼝的饮料。会上所提供
的饮料，最好便于与会者⾃助饮⽤，不提倡为其频频斟茶续⽔。那样做往往既不卫⽣、安全，⼜有可能妨碍对⽅。如果
必要，还应为外来的与会者在住宿、交通⽅⾯提供⼒所能及、符合规定的⽅便条件。
3、现场记录
凡重要的会议，均应进⾏现场记录，其具体⽅式有笔记、打印、录⼊、录⾳、录像等。可单⽤某⼀种，也可交叉使⽤。
负责⼿写笔记会议记录时，对会议名称、出席⼈数、时间地点、发⾔内容、讨论事项、临时动议、表决选举等基本内容
要⼒求做到完整、准确、清晰。
要⼒求做到完整、准确、清晰。
四、接待礼仪⼆：最后会后服务
会议结束后，全部接待⼈员应分⼯明确地做好善后处理⼯作。
组织活动会议结束后，有时还会安排⼀些活动。如联欢会、会餐、参观、照相等，这些⼯作很繁琐，应有⼀位领导统⼀
指挥和协调，⽽且这位领导要有很强的组织能⼒才能胜任，同时其他接待⼈员要积极配合，各负其责，做好⾃⼰分担的
⼯作，以保证活动计划的顺利实施。
送别根据情况安排好与会者的交通⼯具，使其愉快、及时地踏上归程。
清理会议⽂件①根据保密原则，回收有关⽂件资料。②整理会议纪要。③新闻报道。④主卷归档。⑤会议总结
五、会议接待礼仪三：会议接待⼈员个⼈礼仪规范
1、修饰
男职⼯胡须应修剪整洁，头发长不覆额、侧不掩⽿、后不触领。⼥职⼯淡妆上岗，修饰⽂雅，且与年龄、⾝份相符。⼯
作时间不能当众化装。注意讲究公共卫⽣，上班前不应吃带有刺激性⽓味的⾷物，避免⼝腔异味。
2、着装
所有员⼯统⼀外着公司西服套装⼯作服，男⼠内穿蓝⾊衬⾐⼯作服，⼥⼠内穿⽩⾊衬⾐⼯作服，服装应完好、⽆污渍，
扣⼦齐全，不漏扣、错扣。打好领带，配穿⽪鞋，上⾐袋不装东西，裤袋少装东西，并做到不挽袖⼝和裤脚。上岗期间
员⼯必须佩带⼯作证牌，公司领导使⽤佩带在左胸的证牌，公司其他员⼯使⽤挂在胸前的证牌;
3、举⽌规范
接待时注意⼒集中，展现良好的精神状态，⽆疲劳状、忧郁状和不满状。⽴姿端正，抬头、挺胸、收腹、双⼿⾃然下
垂。⾏⾛步伐有⼒，步幅适当，节奏适宜避免在客户⾯前打哈⽋、伸懒腰、打喷嚏、挖⽿朵等，实在难以控制时应侧⾯
回避。与领导、客⼈交谈时，要神态专注表情⾃然，表达得体，不得背⼿、袖⼿、抱⼿或抄⼿，不要左右晃动和抓⽿挠
腮。