2024年3月31日发(作者：)
进化工作质量◎提高文化素养
政务文秘工作管理与文化素养培训班
石咏琦 主讲
一、课程背景
政务文秘工作是公务机关的重要内容之一，肩负承上启下、联系左右、综合协调、提供信息、研究政策、辅助决策、参与政务、保障服务的重要作用。通过高效有序规范的政务文秘工作，及时、准确、全面的反映经济发展状况，对单位组织领导科学民主决策，保证领导政务活动的正常有序开展，确保政令畅通及有效履行行政职能具有重要意义。通过本课程培训，使政务文秘工作充分发挥好参谋助手、保障服务、研究决策、确保政令畅通的重要作用和职能。
二、课程目标
1.
2.
3.
4.
提高政务文秘工作的行政管理水平
学习组织沟通与支持任务的重要性
积极提高文秘人员的素养与高效管理能力
强化文秘人员的礼仪知识与应对技巧
三、授课方式
专题授课、案例讨论、互动问答、模拟操演
四、课程设置
第一天上午
引言 (十分钟)
介绍课程内容和培训方法
了解培训学员对课程的预期，以便更有针对性的开展培训
模块一：文书撰写与文件处理
1. 上报下发的各类文件处理流程及相关要求
2. 法定公文的种类及写法：请示、报告、函、批复、通知、通报、会议纪要
3. 事务文书的种类及写法：简报、会议记录、大事记、计划、总结、调研报告
4. 商务文书的种类及写法：合同、招标书、投标书
5. 商务信函的种类及写法：贺信、贺电、招聘函、邀请函、欢迎词、欢送词、答谢词、祝酒词、请柬等
模块二：会议筹组与会议管理
1. 商务会议的类型、步骤及注意事项：股东大会、董事会、经理会、企业新闻发布会、展览会
2. 文秘应知的会议准备工作：会议方案的制定、时间及地点的安排、确定与会人员范围、文件材料的准备、会议通知、布置会场、会议所需物品及设备、安排食宿等、大型会议的接送站报到、大型会议的经费预算
3. 会议进行中的文秘支持性工作：会前的最后检查、组织签到和登记、会议记录和录音录像、提供资料、保密工作、信息工作
4. 会后整理与效果评估工作：安排与会人员返程、清理会场与文件、整理会议材料与阅卷归档、会议总结、会议效果评估
第一天下午
模块三：秘书职能与行政管理
1. 文秘工作中的向上管理：保证领导政务活动的正常有序开展
2. 日常事务管理：保证办公室内外环境整理井然有序
3. 秘书的文档管理：按公文处理程序接收、登记、传阅、办理和答复
4. 提高调研能力，成为领导“高参”：充分运用各类信息提供决策参考
模块四：接待礼仪的范畴与应对
一 接待的准备工作
1. 如何接待访客
2. 接待场所的确定
3. 接待室刊物的准备
4. 茶点饮料的准备
5. 名片的准备
6. 寄放物件须知
7. 会客室应注意事项
8. 紧急事件的通知
二 介绍与行礼的方式
1. 如何做自我介绍
2. 居间介绍原则
3. 行礼的方式：握手、注目、鞠躬
4. 介绍、交换名片时应注意的方式与演练
三 茶水咖啡招待的技巧
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
四
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
茶点招待之应注意事项
托盘的正确用法
咖啡的准备方法
奉茶的先后顺序
换茶续杯的标准时间
纸巾与湿巾的准备
器皿的清洁与维护
座车礼节与送客方式
行进间的礼节
指引方向的法则
上下楼梯的方法
进出电梯的方法
进入会客室的方法
送客的礼节
座车的礼节
第二天上午
模块五：秘书的沟通与人际关系
一、人际关系的重要性
1. 秘书学就是人际关系学
2. 困扰上级的十大问题
3. 困扰秘书的十大问题
4. 秘书如何与上司相处
※ 案例分析
二、沟通的要义与方法
5. 沟通的目的与原则
6. 沟通的基本方法
7. 沟通的误区与障碍
8. 沟通的技巧：倾听、表达、提问
9. 过程型领导与结果型领导
10. 如何运用沟通解决问题
※ 案例分析：
三、人际关系是甚么？
11. 人际关系的基本理论
12. 下对上的报告该注意哪些要点
13. 平行级之间的沟通 – 会议
14. 上对下的沟通 – 如何交代下属配合
※案例分析
模块六：高效管理技巧 – 细心、耐心、关心
一、时间管理测验与评析
1. 分析自我的时间管理，找出问题
2. 个人工作计划制作
3. 任务优先权的分配原则
4. 有效的时间管理工具
5. 何谓八十二十原理
6. 何谓时间底限定律
7. 有效的时间管理法则
8. 时间管理的十大杀手
※ 案例分析：
二、如何为自己和上级管理好时间
9. 秘书工作中的时间管理
10. 秘书应该如何提高工作效率
11. 如何避免干扰和懂得拒绝
12. 工作习惯和时间管理
※ 案例分析：
模块七：如何为领导预备材料与成功的展示技巧
一、领导所需的信息与材料有哪些？
1. 领导所需的信息预备
2. 剪报与教学文檔、论文、其它报告
3. 信息的来源与分类方式
4. 名片整理方式与个人信息管理
5. 文档归类的原则与方法
6. 传统档案与电子档案的注意事项
7. 通讯簿的整理与应用
二、成功的Powerpoint 制作与展示技巧
1.
2.
3.
4.
5.
6.
展示的前置作业
教务工作报告的要点
如何介绍单位或产品
投影片制作的禁忌：Rule of Seven
展示过程中文秘人员应负责的工作
展示说明与报告的注意事项
※ 个案演练与改进
模块八：文秘人员的培养和锻炼 (分组讨论与倡议点评)
一、如何提高文秘人员的专业文书水平
二、如何提高文秘人员的敬业精神
三、如何提高文秘人员的沟通与交流能力
四、如何有效负责政务信息和其它信息的收集、处理工作
五、如何开展调研工作，为领导科学决策提供可靠依据和参考意见
个人行动计划
回顾所学知识
制定个人行动计划以确保将所学应用于实际工作中
五、讲师介绍
石咏琦教授 简历
现任
➢ 新世纪形象管理学院创办人
➢ 美国东西大学全球领袖管理学院EMBA助理教授
➢ 亚洲行政秘书协会荣誉顾问
➢ 金石形象(北京)国际文化发展有限公司首席专家
学历
清华大学人文社会学院经济学研究所访问学者
台湾淡江大学西洋语文研究所硕士
台湾中兴大学外语系毕业
石咏琦教授自基层服务开始先后担任
台湾谦亿贸易公司业务秘书、中国时报系总经理秘书、时报文教基金会执行秘书、时广公司行政经理、味全国际集团行政总监、执行秘书工作长达17年
期间担任
台北市行政专业秘书协会理事长、台湾行政秘书协会总会长、亚洲行政专业秘书协会理事长、亚洲行政专业秘书协会顾问团顾问、服务秘书工作长达22年；并且举办第八届亚洲秘书大会(1988)、即将举办第二十届亚太秘书大会(2010)，曾参加亚太地区日本、菲律宾、泰国、马来西亚、印度尼西亚、文莱、新加坡、印度、澳洲以及美国、欧洲英国、芬兰等地之国际秘书大会及高峰会议。
石教授自1985年开始致力于秘书教育训练工作
先后任教于文化大学推广部、台北商业技术学院、致理技术学院、台湾神学院、北台科技大学、淡江大学推广部等多所著名学府担任<秘书实务>讲座
并且于各大企管顾问公司举办公开课程
➢ 耶鲁企管顾问公司资深顾问/讲师
➢ 华宇企业管理顾问股份有限公司
➢ 中国生产力中心
➢ 专家企管顾问公司
等进行长期公开课程均获好评
秘书类著作方面自1985年开始于报章杂志撰写专栏并且结集成册
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
决策者的守门人 (华视文化出版)
秘书实务手册 (教育部出版)
比别人多一颗心 (联经出版)
办公室管理 (联经出版)
石咏琦谈天才秘书 (繁体 希代出版) (简体 北岳出版)
蜕变的秘书 (联经出版)
共创双赢 – 老板秘书对谈录 (智慧事业体出版)
秘书行政管理实务 (华立出版)
9. 英文秘书实务 (华立出版)
10. 五星级秘书 (北京大学出版社出版)
11. 秘书达人必修课 (台湾五南出版社出版)
等与秘书相关书册达百万字以上专着
为中国秘书工作、教育、著作、训练与国际接轨最完整的代表性人物
大陆秘书讲座分别有中国微软、上海金茂、阿里巴巴等集团
石教授多次提名候选台湾十大杰出女青年
并多次获得
➢ 中华企业经理协进会常务理事
➢ 中华知识经济协会监事
➢ 国际友谊团台北俱乐部理事
➢ 台北市行政专业秘书协会
各项最佳贡献奖数十座
亚洲行政秘书协会创会会长 Virginia Albinias
“石咏琦会长是亚洲有始以来最有效率、最积极进取的会长。她就像是水库一般源源不绝的注入秘书生命力”
日本秘书协会会长Ai Ishikawa
“石咏琦会长是台湾秘书的荣耀，她充满教养与自信、对任何挑战都跃跃欲试。她的活力..使得亚洲及美国、澳洲、英国的秘书，史无前例的聚集一堂，促使了世界秘书们的交流，真不愧是亲善大使。” “石咏琦处理事务具有超能力，对于难题的解决又快又好，是个有才华又努力的女子。她是个充满自信的女超人，任何困难到她手里，都能迎刃而解。”她说”能为自己的国家尽一己之力，是我长久以来的梦想。”
