2024年2月18日发(作者：)
华南农业大学经费报账指南
为方便教职员工了解财务报账的相关规定，在做好沟通的情况下提高工作效率，根据国家高等学校财务会计制度和中央《党政机关厉行节约反对浪费条例》以及其他现行相关政策法规的规定，结合我校实际，对我校预算经费、科研经费及其他代管经费等请款、报销的规定进行整合，希望能给大家提供帮助：
一、报销票据要求
（一）票据的基本要求
1、票据真实合法（有财政或税务监制章），所有需要报销的发票开据名称是“华南农业大学”，并盖有出票单位的财务专用章或发票专用章（仅盖有单位公章的票据无效，不予报销）。票据自开票之日起一年之内有效，逾期票据原则上不予报销。
*发票抬头开“华南农业大学ⅹⅹⅹ学院”或开个人姓名的发票不能报销。
2、发票内容要客观具体。(1)发票按实际发生的经济事项填开，且大小写金额一致。购物发票必须注明品名、数量、单价、金额，若购物品种过多，可另附加盖销售单位公章的购物清单。（2）网购商品，原则上须附上网页销货清单及交易成功的截图;（3）报销市内的士票不能有三张以上连号，差旅费中的汽车、火车及飞机票必须是往返双程票，如只报销单程车船票，须附情况说明，经所在单位盖公章。（4）2万元以上购货发票，需附购货合同。
3、发票报销的时效性。票据自开票之日起一年之内有效，逾期票据原则上不予报销。
4、低值易耗品（单价1000元以下，使用年限一年以下）发票的报销，需先由院系或部处专管人员登记备案，并在发票背面加盖“低值易耗品”专用章签字后方可报销。
5、外地发票（货物、版面费、润色修改费等）的付款一般应由财务处电汇。如果报销人已经通过邮局（银行）汇款，则需将发票连同邮汇（银行）收据一起报销，不得无汇款收据报销外地发票，1000元以上货物必须由财务处汇款。
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6、使用公务卡消费时，需保留公务卡刷卡的POS机小票，连同发票一起报销。
（二）票据粘贴规范、并填制费用报销单
1、票据应当按照鱼鳞状均匀、平铺在粘贴单上，并与粘贴单的上、下、右边对齐，左边不超过装订线。
2、票据应分类、按序粘贴：一次报销多项费用时，请按已付款票据、转账、电汇分类粘贴。
3、A4纸附件不用粘贴，须按顺序对应附后。
4、填制费用报销单：日常报销主要包括三类：
（1）日常报销审批单:一般用于各类经费报账时，作为汇总填报用。如打印费、印刷费、图书资料费、手续费、邮电费、材料费、燃料动力费等分类填列。
*在填报差旅费时，建议不要填大写金额，经审核完毕后再填。
（2）差旅费报销表：用于本市外出差的交通、住宿、伙食补助和公杂费等。报销差旅费时需同时填写因公出差审批表。在填报差旅费时，只须填写报销表首页，附在后面的车票、住宿费不须再签名。
*在填报差旅费时，建议不要填大写金额，经审核完毕后再填。
（3）市内出勤报销表:用于在本市内办理公务时支出的公交、的士等交通费。
(4) 领款表:用于劳务费、专家咨询费、答辩费、评审费、本科生勤工助学费等的领用。领款表须写明领款事由、填写支出经费卡号；本人签收处须亲笔签名，备注栏中准确填写领款人工号（校内教工）、身份证号码（校外人员）、学生校园卡号（在校本科学生）；当由付款方承担税费时，领款表的合计大写金额需包含税金一并填写，并在领款表最下端处的单位主管、制表人、领款人亲笔签名。
*校外人员的个人劳务费须填写领款表及个人所得税申报表（财务处网站下载）。
（三）票据的审签及报账经办人员要求
报销时，要求在发票背面注明用途，并附有关的证明材料（如活动通知、奖助、困难补助金申请审批意见、评奖结果等文件）。须项目经费的负责人、经办人、证明人三人的亲笔签名。
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如果项目经费的负责人遇特殊情况须委托他人审核签字，须出示授权人亲笔签名的委托授权书一式两份、并加盖学院公章（财务处网站下载）。交一份纸质原件至财务处备案，一份由学院办公室留存（审计时须提供）。报账人最好携带一份授权书复印件办理报账。
报销时，要求报销人携带经费卡，需用公务卡还款的，还需携带公务卡。报销经办人，只限教职工、各单位已在财务处备案的专职报账员、在校的研究生或博士生。一般不对本科学生（创新创业经费卡除外）及外单位人员办理业务。
二、付款方式
（一）现金支付
依据国家现金管理的有关规定，工资、奖金、津贴、劳务费、差旅费、农副产品及1000元（不含1000元）以下日常零星开支可以支付现金。
（二）转账支票、电汇
凡购买1000元以上商品、设备、测试分析、服务及加工等，同城用转账支票结算，异地通过银行电汇结算。
（三）公务卡支付
符合公务卡使用范围的支出，原则上在每月24日前凭公务卡刷卡小票（或复印件）及携带公务卡办理还款。
在公务卡强制结算目录范围内的不得使用现金结算。如使用现金结算的，报销时须提交书面说明，由所在单位负责人签名，加盖公章，并报财务处批准后方可报销。
（四）零余额经费
零余额经费结算使用公务卡和银行转账支付结算（含转账支票和现金支票）。
三、经费使用范围
（一）学校下达的预算经费
1、公用经费：是指用于正常履行本单位职能所需的日常运作经费。包括办公费、电话费、交通费等各类业务费。
公用经费可用于支出购买办公用品、差旅、电话、交通等公用性支出。公用经费不得用于餐饮、奖金等支出。
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2、教学经费：是指用于与教学活动直接相关支出的经费，有教学业务费、实验实习费、毕业生就业经费、学生活动费等。
教学业务费可用于支付日常教学所需的用品、材料、设备及差旅费等，经批准可用于支付学术讲座外聘专家酬金及教学研讨会议费。
实验实习费主要用于开支与学生实习相关的费用，其经费报销按照《华南农业大学本科专业实践教学经费管理办法（试行）》（华南农办〔2010〕2号）执行。
学生活动费主要用于开展学生活动直接相关办公、消耗品、市内交通等方面的支出，学生活动应与教学活动（素质教育）直接相关。不得用于支付与学生素质能力培养无直接相关的其他活动。
3、后勤保障类经费：包括治安防火、水电、物业、卫生、绿化、维修、家具购置、网络等后勤保障类专项经费等业务专项经费。
该类经费须按照学校批复的专项业务相关直接支出，专款专用。未经批准，不得用于差旅、会议、研讨、加班费等间接支出。
4、单位奖酬金：用于各单位教职工个人奖酬金的发放，不得用于其他报销业务。
（二）创收分成经费
1、发展经费用于与单位发展相关的费用，包括办公、差旅、设备购置、房屋修缮、学术会议、教师培训等教学科研方面支出，不得开支福利、奖金、餐饮等支出。
2、福利经费（含提成的管理费）除可用于发展经费方面的支出外，还可用于单位酬金、接待、购买福利用品、劳保用品、慰问金等支出。
（三）校外获得的经费
校外获得的各类经费（含科研经费、各类专项拨款）的使用严格按照经费下达主管部门规定的范围使用，严格执行主管部门批复预算或合同。纵向科研经费入账可凭银行结算凭证和《华南农业大学财政资金收款确认书》即可办理。
从企业、社会团体等单位获得的捐赠、资助经费，属华南农业大学教育基金会核算范畴，按基金会的要求办理。
四、报销具体业务的规定
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（一）请款（借款）
由借款人填写《华南农业大学请款单》，经项目负责人审批签字；请款必须“一事一借，一借一清，前清后借”，借款原则上三个月内必须冲账，否则不办理新的借款，逾期不冲账者，在项目负责人及领款人酬金中逐月扣回，直到还清暂付款为止。因特殊情况，如设备采购、工程验收、出国未回等原因不能按时冲账，可以向财务处书面申请，延缓冲账日期。
借款超过2万元一般需要出示借款预算、合同等，由科长审批；借款超10万元，须财务处副处长审批。
除差旅费、零星分散采购（1000元以内）可以借支现金外，其它借款一般不办理现金借款、只办理银行转账或电汇。
借款外拨经费，需携带项目申报书、外拨协议，由科技处处长审批后，再由财务处科研经费管理科（行政楼216室）审批后才能办理借款。单笔金额超过10万元以上的外拨经费，须经财务处副处长审签。
纵向外拨经费冲账：提供银行到账单复印件、并附A4打印的收款说明，两者加盖财务或单位公单。经费卡负责人等签齐三个名后方能冲账。
（二）差旅、会议、实习、出国类费用
1、差旅费
按照《华南农业大学差旅费管理办法》（华南农办[2015]17号）执行。事前需填写华南农业大学因公出差审批表，除法律有明文规定或经物价部门批复同意的强制性培训项目外，各单位及其工作人员原则上不参加要求食宿费用自理的会议或培训(科研经费列支的学术会议除外)。确有需要的，需经分管或联系本单位的校领导批准，并凭会议或培训通知、领导批示及住宿费发票报销差旅费。
（1） 出差人员乘坐交通工具的等级标准：
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交通工具
级 别
火车（含高铁、动车、全列软席列车）
轮船(不包括旅游船)
飞机
其他交通工具
(不包括出租小汽车)
省级干部
、院士
软席(软座、软卧)，高铁/动车商务座，全列软席列车一等软座
一等舱
头等舱
凭据报销
厅级干部
软席(软座、软卧)，高铁教授及具有正高级技术职称人员使用科研经费出差
处级干部、副教授及相应职级人员
硬席(硬座、硬卧)，高铁/动车二等座、全列软席列车二等软座
硬席(硬座、硬卧)，高铁其余工作人员 /动车二等座、全列软席列车二等软座
三等舱
经济舱（事先批准）
三等舱 经济舱
凭据报销
/动车一等座，全列软席列车一等软座
二等舱 经济舱
凭据报销
凭据报销
*说明，凡用学校预算经费（含学校支助科研经费）出差的科级、讲师及以下职级人员如因特殊情况需乘坐飞机，必须事先经分管校领导批准签字。
（2）出差人员住宿费标准如下：
级别
副省级及相应职级人员（含院士）
厅级干部、教授及具有正高级技术职称人员，职务工资在五级（含五级以上）的副高级技术职务人员
其余工作人员 340元/人·天
住宿标准（上限）
800元/人·天
490元/人·天
（3）出差人员伙食补助费、公杂费
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伙食补助费按出差自然（日历）天数实行定额包干，省内省外同一标准，按每人每天100元包干，不再报销餐费。
市内交通费出差自然（日历）天数实行定额包干，按每人每天80元包干，不再报销市内交通及出租车票。
出差人员乘坐飞机，其往返机场接驳专线费用（含机场巴士、公交、地铁专线）、民航发展基金和燃油附加费可凭据报销。往返火车站、汽车站接驳专线费用，参照执行，可凭据报销。
此外，由中介机构或旅行社代订机票而无法出具机票的，报销时必须提供登机牌；由中介机构或报销旅行社开具的代订房费、代订车费票据，须附旅行社开具明细清单，并加盖中介机构或旅行社公章；报销2万元以上的租车费发票须附合同。
2、因公出国（境）费用
短期因公出国（境）的人员在申请出访前均须填写《华南农业大学教职工短期因公出国（境）申请表》（国际交流处领取）。完成出访后凭审批完毕的《广东省因公出国（赴港澳台）任务批件》或《华南农业大学教职工短期因公出国（境）申请表》方可办理经费报销。报销按实际出发日的即期汇率将外币折算为人民币，补贴标准参照广东省财政厅、广东省人民政府处事办公室文件《关于印发<省直党政机关和事业单位因公临时出国经费管理办法>的通知》（文号：粤财行[2014]32号）。
⑴国外购买试验材料的报销说明
①通过银行购汇汇出款项，必须附银行“境外汇款申请书”及银行收费票据。②通过信用卡或网银汇出的款项，要附银行对账单原件。③若在国外直接购买，必须附付款记录的有关资料。④国外票据需对材料名称、材料数量、货款等内容用中文注释。⑤附报销说明，阐明该材料从何处购买及用途、存放地点等；报销说明需经学院领导签名并加盖学院公章。
⑵ 国外版面费的报销说明
①通过银行购汇汇出的款项，必须附银行“境外汇款申请书”及银行收费票据。②通过银行信用卡或网银汇出的款项，要附银行对账单的原件。③国外票据要对出版单位、文章内容、收费单位、收费金
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额等内容用中文注释。④附文章发表封面。⑤除发票签名外，银行所有的单据都要签名，方可报账。
⑶ 因公出国费用报销的补充说明
①通过国际交流处办理出国的，附“广东省因公出国（赴港澳台）任务批件”复印件一份。②通过人事处办理出国的，附“华南农业大学职工短期因公出国（境）申请表”复印件一份。③附出访前报省外事办的费用预算证明。④按照“附件样板”，附报销说明。⑤严格按批准天数、出访类别、出访国家、出访线路报销，原则上不得超过预算费用金额。⑥乘飞机的必须附机票或发票（无机票的须附登记牌）及行程单。⑦出国签证费、保险费等与差旅费一同报销。⑧所有国外的票据，每张都要用中文标明内容、日期、数量、金额等，并由经办人签名。打印不清的票据要复印并与原件一同粘贴方可报销。
（4）境外专家来华交流的费用。
①报销境外专家来华交流的费用需出示邀请函。②提供护照（包括签证和出入境记录）复印件。③乘飞机的必须附发票及行程单。④并附专家意见或专家工作内容等证明材料。
3、实习、实验经费
按照《华南农业大学本科专业实践教学经费管理办法（试行）》（华南农办[2010]2号）执行。其中，支付本科生实习交通费、伙食补助、住宿费时，须按实习学生实际人数、天数列明细签领表，明细表须包含学生专业、班级、姓名、学号、详细实习地点、实习天数、学生亲笔签名，签领表总金额需汇总并填写大写金额，并由单位负责人、证明人、经办人三人签名并加盖学院公章。
4、会议费
学校各单位、课题组主办的会议，严格按照《华南农业大学会议及培训管理办法（试行）》（华南农办〔2015〕1号）文件规定办理。
在报销会议费时，必须填写会议费审批表，同时要附上会议通知、会议议程、会议签到表、及会议费结算明细清单（按450元/人/天,实行总额控制,不得超标）。包括住宿安排表及所在酒店的消费明细清单（即“水单”）。如委托其他机构承办，报账时必须提供住宿、餐饮、交通、场地租金等明细清单。
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5、版面费
版面费支付一般要求由学校财务办理转账或电汇，如自行汇款的版面费要求提供邮局或银行的付款凭条，或者出版社的收款通知有作者所发表文章目录及首页。
6、论文答辩费
论文答辩费（研究生院的学位办公室下载）按校内校外人员分开填写签名①硕士研究生答辩支款凭证、博士答辩支款凭证。②校内答辩、评阅老师填写领款表（一式两份入校内老师酬金卡）；校外答辩、评阅老师填写领款表一份及个人所得税申报表（财务处网站下载）。③参加答辩的秘书、工作人员酬金为学生的，可与校外人员合并填领款表领取现金。④答辩活动费凭发票报销。⑤论文答辩费严格按学校标准支出，不得随意提高标准。支出经费范围：科研项目经费
（三）科研经费转拨、预算经费转账
1、学校严格规范科研经费转拨行为，所有转拨的科研经费须由科技处和财务处（科研经费管理科）共同审批。申请转拨经费的项目负责人应提供科研合作协议及其他必要的资料。
2、凡转拨金额超过10万元（含10万元）的，须经财务处副处长审批；转拨金额超过100万元（含100万元）的，须经主管科研的副校长审批。
3、预算经费的转拨及内部转账由付款方填写《华南农业大学内部转账单》，并由项目负责人和经办人签名，注明转账事由并附转账明细清单。
4、科研项目结题时，原则上不允许项目之间调账。如因特殊情况，如经费下达时间与课题研究不匹配，按经费主管部门要求，原已在其他项目中垫支，需调整项目支出，办理程序如下：（1）经费主管部门或委托检查机构书面要求；（2）课题项目负责人提交调账申请，并经所在学院盖章；（3）经科技处和财务处（科研经费管理科）审核；（4）附上项目明细账清单，要与原已开支的会计记录每笔对应，包括日期、凭证号、摘要、金额等信息；（5）原则上每个项目最多只能调账一次，且只能调整当年度的支出。
（四）专家咨询费、劳务费
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1、支付外单位的专家咨询费、专家评审费、短期临时人员工资等个人劳务费须填写领款表及个人所得税申报表（财务处网站下载）。
领取专家咨询费同时还需提供由学院盖章的邀请函、并附专家意见或专家工作内容等证明材料。
2、支付校内教师的专家评审费、间接经费绩效奖励、加班费等个人劳务费须填写财务处印发的领款表（一式两份），在校内酬金中发放。
*组织评审所在单位、学院的校内单位人员不得领取评审费。
3、支付给本校研究生及本科生的奖助学金、“三助”补助等须填写领款表一式二份及EXCEL电子表格，本科生的劳务费转入校园卡，研究生的劳务费转入个人银行卡。本科生的领款表在财务处网站下载；研究生的领款表在研究生处网站下载。以学校或学院名义发放的奖助学金，还须附有上级部门或学校的正式发文及公示的书面文件。
研究生及本科生的奖助学金发放移至行政大楼117房，由校园卡及收费管理科办理。
4、专家咨询费、劳务费、加班费原则通过个人银行卡发放，以零现金方式支付。
（五）设备、工程和服务类业务
按照《华南农业大学采购项目招标范围和规模标准暂行规定》（华南农办〔2014〕8号）、《华南农业大学校内分散采购实施细则（试行）》（华南农办〔2012〕70号）的文件要求（附件1），持《华南农业大学仪器设备、实验家具、易耗品等采购申请表》、《开标/中标结果通知书》、《采购合同》、《固定资产报增单》到财务处请款、报账。
须办理固定资产报增登记的：①单价超过1000元的房屋、仪器设备（含家具）；②单价400元以上的大批（总价超过10000元）同类仪器设备（含家具）。
经设备处同意实行协议供货并执行电商直购的，需前往设备处统一登录“广东省电子采购管理交易平台”的网上商城系统打印电商采购条码方可报销。
（六）工程项目工程款支付报账程序
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工程项目工程款的支付报账按后勤处《关于规范工程项目过程管理的通知》有关规定办理，详见《华南农业大学工程项目工程款支付报帐程序(试行)》（附件2）
财务处
2016年1月15日
附件1：各类采购项目的归口管理部门参考（以学校发布文件为准）：
类别
规模标准
在广东省财政厅当年公布的政府集中采购工
目录以内或者预算金额达到政府采购限额程
50万元人民币以上
类 项目预算在50万元人民币以下、30万元人项 民币以上
目
项目预算在30万元人民币以下（不含30万元）
在广东省财政厅当年公布的政府集中采购目录以内或者预算金额达到政府采购限额20元人民币以上
货
在广东省财政厅当年公布的政府集中采购物
目录以外且预算金额在20万元人民币以类
下、10万元人民币以上
项
在广东省财政厅当年公布的政府集中采购目
目录以外且预算金额在10万元人民币以下（不含10元）
校内各单位在办公、教学、科研等方面常用的低值易耗品采购
服 在广东省财政厅当年公布的政府集中采购务 目录以内或者预算金额达到政府采购限额类 20万元人民币以上
11由设备处负责审核并组织实施
由后勤处将相关采购计划及工程资料报校采购招标中心，由校采购招标中心办理
实行学校分散采购，由设备处负责审核并组织实施
归口管理部门
由后勤处将相关采购计划及资料报校采购招标中心，由校采购招标中心办理
实行学校集中采购，由后勤处负责审核并组织实施
实行学校分散采购，由后勤处负责审核并组织实施
由设备处将相关采购计划及资料报校采购招标中心，由校采购招标中心办理
实行学校集中采购，由设备处负责审核并组织实施
项 在广东省财政厅当年公布的政府集中采购10万元人民币以上
在广东省财政厅当年公布的政府集中采购目录以外且预算金额在10万元人民币以下（不含10万元）
校内各单位在办公、教学、科研等日常工作中需要的小金额服务项目
实行学校集中采购，由后勤目 目录以外且预算金额在20元人民币以下、处负责审核并组织实施
实行学校分散采购，由后勤处负责审核并组织实施
由后勤处负责审核并组织实施
单次采购价值2万元以下的化玻易耗品、化学试剂、办公用品（协议供货品目除外）、仪器设备维修零配件等同类批量货物和单项货物，无须提交设备处审核，用户可自行采购。如超过2万元需要签订合同（合同需加盖学校公章）；发票后附上材料明细清单或纸质测试分析报告。
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附件2：
华南农业大学工程项目工程款支付报帐程序(试行)
编制日期：2016年1月8日
办理各期工程价款时须提供相关工程资料：
1、开工预付款：当期等额工程发票、工程合同、开工申请报告、工程款支付凭证
2、工程进度款：当期等额工程发票、工程款支付凭证；工程合同复印件备查
3、竣工验收预付款：当期等额工程发票、竣工验收证明书、工程款支付凭证，工程合同（工程发包协议书）复印件备查
4、工程审结款：当期等额工程发票、工程合同（工程发包协议书）复印件、工程审结书、工程款支付凭证；
5、质保金退款：质保金凭证、竣工验收证明书复印件、工程保修情况一览表。
施工单位提出工程款支付申请表，项目负责人审批支付申请表
施工单位带齐工程资料到后勤处办理支付凭证：
经办人（工程与设施科）出具工程款支付凭证（一式三联），后勤处分管工程的处领导审批，盖后勤处章
施工单位按工程款支付凭证金额开具当期工程发票
建设单位项目负责人到财务处办理；财务处会计核算科按工程项目金额大小审核工程资料，制作凭证、开具票据、办理付款
须按凭证标明如：某工程支付工程款 %等情况
建设单位项目负责人签发工程款支付凭证、建设单位项目负责人等三人在发票上签名，其中5万元及以上的项目需后勤处处领导在发票上审核签名
1万元以下工程项目
签订工程发包协议书，等工程审结后一次性办理支付工程审结款。
1万元~5万元以下工程项目
签订工程发包协议书，办理支付竣工验收预付款和工程审结款
5万元及以上工程项目
签订工程合同，按合同要求办理支付开工预付款、工程进度款、竣工验收预付款、工程审结款、质保金等
注：1、工程项目除后勤处管理的各经费项目外，也包括各学院、各单位、科研项目掌握支配管理的新建、维修、改造的工程。
2、工程项目的经费支出由各经费负责人严格把关，承担完全责任；后勤处、财务处负责审核，以及经费的跟踪工作。
3、工程资料中各表格在后勤处工程项目管理信息系统资料共享中下载。
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附件3：
出访美国报销说明样板
出访日期：2013年11月8日至11月25日，合计18天。严格按照广东省外事办公室和华南农业大学批准的出访时间和天数圆满完成出访任务。
11月8日从广州出发，飞往香港，由香港转机当天抵达洛杉矶
广州-香港-洛杉矶，芝加哥-香港-广州美国往返 机票：11000.00人民币
华农-广州白云机场 出租车票 110人民币
11月8日 在洛杉矶乘坐美国西南航空公司国内飞机，经过凤凰城，当天抵达目的地德克萨斯州奥斯丁市。
洛杉矶-凤凰城-奥斯丁 机票：416.80美元，奥斯丁出租车 60.70美元
11月9日 参加《昆虫学年评》杂志编委会年度计划会议
11月10-13日在奥斯丁国际会议中心参加美国昆虫学会2013年会
会议注册费730美元； 住宿费1661.75美元
11月13日从奥斯丁出发，经过夏洛特市（charlotte），到达芝加哥。当天从芝加哥前往乌巴那美国农业部中心部中心访问。与对方进行合作交流与合作研究。
奥斯丁-夏洛特市-芝加哥机票216.30美元；住宿费685.60美元
11月23日从乌巴那出发，当天到达芝加哥。在芝加哥住一夜。
住宿费82.79美元
11月24日从芝加哥出发，飞回香港，25日晚上到达香港。当天晚上会广州，行程结束。
合计11110.00人民币，3853.94美元
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